Quản lý mua hàng

Quản lý quan hệ nhà cung cấp

• Master data cho nhà cung cấp.
• Tạo hồ sơ nhà cung cấp nhanh chóng bằng cách sử dụng mẫu có sẵn hoặc sao chép từ nhà cung cấp tương tự. 
• Đánh số tham chiếu/ngày tham chiếu liên tục trong hệ thống cho tất cả các tài liệu trao đổi với nhà cung cấp để theo dõi trình tự giao dịch.
• Truy vấn và xếp hạng nhà cung cấp ưu tiên theo các tiêu chí lựa chọn khác nhau (theo số lượng/giá trị giao dịch gần nhất, theo số lượng/giá trị giao dịch tích lũy, theo phương thức thanh toán, theo lịch trình giao hàng, theo chất lượng sản phẩm/dịch vụ).
• Truy vấn và hiển thị thông tin giao dịch với nhà cung cấp (số lượng/giá trị giao dịch gần nhất, số lượng/giá trị tích lũy trong kỳ truy vấn, định kỳ giao dịch, số lượng/giá trị giao dịch trung bình trong kỳ truy vấn, giá cung cấp trung bình...).
• Truy vấn và cập nhật hạn mức mua hàng cho từng nhà cung cấp. Khóa hồ sơ nhà cung cấp khi số lượng/giá trị hàng mua trong kỳ vượt quá hạn mức mua hàng.

Yêu cầu mua hàng

• Tạo phiếu mua hàng từ tất cả người dùng trong doanh nghiệp với số tham chiếu liên tục trong hệ thống theo từng đơn vị quản lý lợi nhuận/đơn vị quản lý chi phí/dự án/toàn doanh nghiệp.
• Tạo phiếu mua hàng nhanh chóng bằng cách sử dụng mẫu có sẵn hoặc sao chép từ phiếu mua hàng tương tự.
• Phân loại phiếu yêu cầu mua hàng theo tình trạng (khởi tạo, lưu, phê duyệt). Sau khi lưu, phiếu yêu cầu mua hàng sẽ được chuyển sang màn hình của người phê duyệt. Sau khi phê duyệt, phiếu yêu cầu mua hàng sẽ được chuyển sang màn hình của nhân viên mua hàng để xử lý.

Chào hàng/báo giá

• Nhập chào hàng/báo giá theo từng nhà cung cấp, theo từng phiếu yêu cầu mua hàng.
• Đánh giá/so sánh/xếp hạng các bản chào hàng/bản báo giá/năng lực các nhà cung cấp khác nhau cho từng phiếu yêu cầu mua hàng.
• Lựa chọn/phê duyệt nhà cung cấp cho phiếu yêu cầu mua hàng.

Đơn đặt hàng/Hợp đồng mua hàng

• Tạo đơn đặt hàng với số tham chiếu liên tục trong hệ thống theo đơn vị quản lý lợi nhuận/đơn vị quản lý chi phí/dự án/toàn doanh nghiệp.
• Tạo đơn đặt hàng nhanh chóng bằng cách sử dụng mẫu có sẵn hoặc sao chép từ đơn đặt hàng tương tự.
• Tham chiếu đơn đặt hàng với/từ phiếu yêu cầu mua hàng.
• Tự động hiển thị các thông tin liên quan đến nhà cung cấp khi khởi tạo đơn đặt hàng (số tham chiếu nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ liên lạc chính, người phụ trách giao dịch, phương thức thanh toán, địa chỉ giao hàng).
• Tự động hiển thị các thông tin liên quan đến mặt hàng khi nhập đơn đặt hàng (số tham chiếu hàng tồn kho, tên hàng, mô tả hàng hóa, số serial, đơn vị tính, đơn giá, chiết khấu/khuyến mãi, thuế suất áp dụng).
• Kiểm tra, quản lý tình trạng đơn đặt hàng (nhập đơn hàng, phê duyệt, xác nhận từ nhà cung cấp, nhận hàng, nhận hóa đơn mua hàng, thanh toán công nợ).

Hóa đơn mua hàng

• Nhập hóa đơn mua hàng cho một/nhiều đơn đặt hàng với cùng một nhà cung cấp.
• Chức năng nhập hóa đơn mua hàng nhanh chóng cho các khoản mua hàng/khoản phải trả lặp lại.
• Chức năng đặt lịch nhận hóa đơn và thanh toán cho mỗi đơn hàng để kiểm tra việc phát hành hóa đơn và thu hồi công nợ từ nhà cung cấp đúng với cam kết trong đơn đặt hàng/hợp đồng.
• Tự động truy xuất và cập nhật tất cả hóa đơn mua hàng đầu vào vào Hồ sơ khai thuế Giá trị gia tăng (VAT đầu vào) trong vòng ba (3) tháng kể từ ngày nhập hóa đơn tùy theo sự lựa chọn của người sử dụng. 

Quản lý công nợ

• Quản lý công nợ với nhà cung cấp theo nhà cung cấp/đơn hàng/hóa đơn theo các phương thức thanh toán khác nhau (trả trước, trả góp, trả ngay một lần, đặt cọc và trả sau).
• Quản lý thanh toán công nợ cho nhà cung cấp theo nhà cung cấp/đơn hàng/hóa đơn theo các phương pháp phân bổ khác nhau ((hóa đơn lâu nhất được thanh toán trước, hóa đơn mới nhất được thanh toán trước, chọn lựa thanh toán cho một nhóm hóa đơn theo một tỷ lệ thanh toán).
• Tính toán và phân chia nợ gốc và lãi suất trong mỗi khoản thanh toán trả góp cho hình thức mua hàng trả góp.
• Chức năng báo cáo công nợ:
  • Báo cáo tuổi nợ cho toàn bộ danh mục công nợ/(nhóm) nhà cung cấp/đơn hàng/hóa đơn.
  • Báo cáo dư nợ theo toàn bộ danh mục công nợ/(nhóm) nhà cung cấp/đơn hàng/hóa đơn/phương thức thanh toán/ngày đáo hạn.
• Số dư công nợ nhà cung cấp theo chi tiết giao dịch trong kỳ truy vấn.

Phân tích mua hàng - công nợ

• Phân tích/vẽ đồ thị số lượng/giá trị mua hàng theo từng (nhóm) sản phẩm/(nhóm) nhà cung cấp.
• Tính toán/phân tích/vẽ đồ thị giá mua (bình quân) và doanh số mua hàng (bình quân) theo từng (nhóm) sản phẩm/(nhóm) nhà cung cấp trong kỳ truy vấn.
• Phân tích/vẽ đồ thị thời gian trả nợ trung bình theo (nhóm) mặt hàng/(nhóm) nhà cung cấp.
• Lập kế hoạch mua hàng bằng cách nhập thủ công dữ liệu kế hoạch mua hàng vào phân hệ.
• Lập kế hoạch mua hàng bằng cách tự động cập nhật dữ liệu từ phân hệ con Hoạch định nhu cầu hàng tồn kho trong Phân hệ Hàng tồn kho & Quản lý kho.

MỘT SỐ MÀN HÌNH GIAO DIỆN PHÂN HỆ QUẢN LÝ MUA HÀNG

Figure 1:  Màn hình Đề Nghị Mua Hàng

Figure 2: Màn hình Duyệt Giá Nhà Cung Cấp

Figure 3: Đơn Mua Hàng

Figure 4: Màn hình giúp Phòng Mua Hàng lên kế hoạch mua hàng để cung cấp sản xuất