CÁC BÀI HỌC KINH NGHIỆM CHO DOANH NGHIỆP
KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM ERP THẤT BẠI
Với kinh nghiệm hơn 02 thập niên trong lĩnh vực Tư vấn phần mềm quản lý và Giải pháp Chuyển Đổi Số cho nhiều doanh nghiệp lớn của Việt Nam nói chung và Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP nói riêng. Thông qua các trường hợp doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP không thành công (đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất), chúng tôi xin tạm tổng kết, rút ra bài học nhằm giúp doanh nghiệp tránh vết xe đổ này. Sự thất bại này rất đau đớn vì số tiền doanh nghiệp bỏ ra đầu tư có thể lên đến hàng triệu đô la Mỹ, không chỉ là mất tiền mà lớn hơn nữa là mất công sức, mất thời gian và nguồn lực. Quan trọng nhất là làm cho doanh nghiệp mất niềm tin vào việc Chuyển Đổi Số, mất đi cơ hội vươn lên và phát triển hơn nữa tại thời điểm đó!
Hiện nay, các dự án tư vấn, triển khai ERP thông thường sẽ có phạm vi các Phân hệ (modules) Cơ bản (hình tròn lớn) và Nâng cao (các hình tròn nhỏ) như hình dưới đây:
Chúng tôi tạm phân loại các Dự án ERP triển khai không thành công cho Doanh nghiệp gồm có 03 loại như sau:
- Thất bại hoàn toàn: Doanh nghiệp mất tiền (Chi phí bản quyền & chi phí tư vấn theo Giai đoạn triển khai dự án) mà không sử dụng được bất cứ Phân hệ phần mềm nào, cũng không đòi lại được tiền từ Công ty tư vấn, triển khai ERP.
- Áp dụng một phần: Doanh nghiệp chỉ sử dụng được các Phân hệ phần mềm cơ bản như CRM & Sales – Purchasing – Inventoty – HR - Accounting & Finance
– Tax. Các modules phần mềm phục vụ cho sản xuất như Planning (MRP, MDS, MPS…) & Production Management; Costing không chạy được vì không phần mềm không chạy được theo nhu cầu quản lý.
- Áp dụng gần hết: Doanh nghiệp áp dụng đầy đủ các Phân hệ phần mềm (như hợp đồng đã ký). Tuy nhiên việc sử dụng vẫn có tính gượng ép, người dùng cảm thấy chưa hài lòng, ví dụ như Quy trình chưa thật sát với thực tế; Phần mềm còn thiếu tính năng; Thiếu báo cáo hoặc báo cáo chưa đáp ứng… Đơn vị triển khai ERP không chịu customize hoặc yêu cầu chi phí không hợp lý, hoặc không có khả năng customize theo nhu cầu của khách hàng!
Trong bài này, dựa theo kinh nghiệm thực tế nhiều năm đã từng chứng kiến và biết đến các dự án ERP triển khai không thành công (đặc biệt là Doanh nghiệp sản xuất) tại Việt Nam. Để giúp Quý khách hàng tránh đi vào “vết xe đổ”, “tiền mất, tật mang”, chúng tôi xin tạm tổng kết, đúc kết ra các sai lầm mà Doanh nghiệp thường gặp phải như sau:
Thường gặp ở các Tập đoàn, công ty Việt Nam có thương hiệu nổi tiếng, lâu đời, ngân sách đầu tư cho công nghệ thông tin và phần mềm quản lý dồi dào. Chủ doanh nghiệp và Ban Lãnh Đạo có lối suy nghĩ đơn giản, xem hệ thống ERP giống như các dự án đầu tư nhà xưởng, máy móc thiết bị… nghĩ rằng mua về thì sẽ có đội ngũ Chuyên gia từ hãng qua đào tạo, hướng dẫn sử dụng và chuyển giao là xong. Doanh nghiệp này thường nhắm đến các Phần mềm ERP ngoại, nổi tiếng thế giới vì thấy các đối tác nước ngoài áp dụng rất tốt, rất hiệu quả. Chủ doanh nghiệp nghĩ rằng các Tập đoàn lớn của thế giới (cùng ngành sản xuất) đã áp dụng thành công nhiều năm rồi, bây giờ mình mua Hệ thống ERP này về triển khai cho công ty dùng theo “Best Practice” đó thì quá ổn rồi, vừa nhanh vừa khỏi phải suy nghĩ cho nặng đầu!
Tuy nhiên thực tế không như là mơ! Khoảng đầu năm 2000, tôi từng biết 01 Tập đoàn tư nhân sản xuất nước giải khát nổi tiếng Việt Nam ký hợp đồng với 01 Công ty tư vấn, triển khai ERP chuyên sâu cho ngành sản xuất bia, đồ uống có gas… của Anh Quốc (ERP này đã áp dụng thành công cho nhiều hãng nổi tiếng của thế giới) nhưng cuối cùng phải bỏ dở giữa chừng vì hệ thống không thể customize theo yêu cầu quá đặc thù của Doanh nghiệp Việt Nam. Mặt khác 02 Chuyên gia tư vấn từ Anh bay qua triển khai ERP tính chi phí theo giờ (300 USD/giờ) và ngày 8h là 2.400 USD/ngày, tính ra chi phí tư vấn tính ra vượt quá so với Kế hoạch ban đầu (vì phát sinh quá nhiều các yêu cầu đặc thù) nên Chủ doanh nghiệp quyết định dừng lại!
Đến năm 2010 tôi lại chứng kiến 01 Doanh nghiệp trong ngành nhựa công nghiệp rất nổi tiếng ở Sài Gòn, đầu tư vào Giải pháp ERP đứng đầu thế giới với số tiền khủng thời đó (hơn 1,5 triệu đô la Mỹ cho bản quyền ERP & Data Center, chưa kể số tiền lớn phải bỏ ra để lập và trả lương cho Ban ERP nội bộ, là những CIO, IT có kinh nghiệm về ERP này) nhưng thất bại hoàn toàn sau 02 lần triển khai với 01 Đối tác ERP trong nước và Đối tác triển khai thứ hai từ Singapore.
Không nói đâu xa, mới đầu năm 2025 vừa qua, chúng tôi ký kết hợp đồng triển khai ExpertERP cho 01 Doanh nghiệp ngành bao bì nhựa chuyên về sản xuất túi phân bón, gạo, nông sản lớn của Việt Nam. Họ đang sử dụng phần mềm ERP ngoại của Tổng công ty nhưng chỉ áp dụng được cho mấy phòng ban như Sales – Purchasing – Inventory… Trong khi chỗ cần quản lý nhất là Khâu lập kế hoạch sản xuất & Quản lý sản xuất (QA/QC; Thống kê) thì không áp dụng được, giá thành cũng không tính được. Trong khi mỗi năm phải trả tiền số tiền Bảo trì phần mềm không nhỏ!
ERP không chỉ là phần mềm, hệ thống ERP chính là quy trình vận hành thực của công ty, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, làm thay đổi suy nghĩ, thói quen và cách thức làm việc từ Nhân viên đến Quản lý cấp trung, cấp cao và Chủ doanh nghiệp. Tóm lại, có tiền có thể giúp doanh nghiệp đầu tư thành công trong việc trang bị dây chuyền máy móc, thiết bị, công nghệ… tiên tiến, hiện đại ngang tầm thế giới nhưng có tiền thì không chắc có thể đầu tư và áp dụng thành công Hệ thống quản lý ERP!
2. Ngân sách đầu tư thấp nên chọn lựa Đơn vị triển khai ERP nào rẻ nhất!
Trái ngược với bài học trên thì sai lầm này thường gặp ở các doanh nghiệp muốn triển khai ERP nhưng đặt mức ngân sách quá thấp, hoặc quyết định chọn Nhà cung cấp ERP theo tiêu chí cốt lõi là chi phí dự án phải RẺ NHẤT hoặc THẤP HƠN! mà không quan tâm, chú trọng đến các yếu tố quan trọng khác như:
- Nhà cung cấp đó đã từng triển khai thành công ERP (đầy đủ modules gồm cả planning – production – costing…) cho 01 doanh nghiệp sản xuất cùng ngành, có quy mô tương tự như mình không?
- Phải kiểm chứng hệ thống ERP chạy thực tế bằng cách được đi tham quan, tiếp xúc trực tiếp với các users sử dụng phần mềm và BOD của case study.
- Đội ngũ Tư vấn & Triển khai của Nhà cung cấp có kinh nghiệm “thực chiến” trong ngành này hay không? Có thể phản biện & tư vấn giải pháp quản trị tốt nhất cho doanh nghiệp hay không? Hay là chỉ triển khai phần mềm theo mô tả & yêu cầu của end-users (với tầm nhìn hạn hẹp và ngắn hạn)
- Công ty ERP đó có thể đi lâu dài cùng với doanh nghiệp mình không? Hay giữa chừng hết nguồn lực đầu tư và đứt gánh?
Chúng tôi thấy đa số các dự án ERP chọn theo tiêu chí này sẽ đi đến thất bại như bỏ dở giữa chừng, hoặc doanh nghiệp chỉ áp dụng được các modules cơ bản. Gần như tất cả các khách hàng hiện đang áp dụng tốt phần mềm ExpertERP của GMC đều đã từng thất bại khi triển khai ERP với tiêu chí chọn Nhà cung cấp ERP chào giá rẻ hoặc thấp hơn!
Thỉnh thoảng, chúng tôi cũng gặp các doanh nghiệp mà Ông Chủ xuất thân từ dân sản xuất, họ tự tin vào kinh nghiệm của mình nên chọn thuê 01 Công ty gia công hoặc 01 nhóm Lập trình viết phần mềm theo nhu cầu (chi phí đầu tư ban đầu tính ra sẽ rẻ hơn nếu chọn ERP có sẵn). Doanh nghiệp sẽ cung cấp quy trình, mô tả hiện trạng, nhu cầu, reports… để Lập trình viên viết đúng như vậy. Thường thì các phần mềm này lúc ban đầu sẽ chạy được các modules: Quản lý bán hàng – Mua hàng - Tồn kho – Giao hàng – QA/QC - Thống kê sản xuất… nhưng sẽ bị vướng ở khâu khó nhất là Hoạch định sản xuất như MRP, MPS, MDS và giá thành gần như không chạy được, chưa nói đến việc phát triển các hệ thống mới tích hợp trên nền tảng ERP đang vận hành như Mobile App, MES... Thường thì khoảng sau 3 đến 5 năm, phần mềm tại doanh nghiệp này rơi tình trạng “Bỏ thì thương, vương thì tội”, bỏ thì tiếc chi phí, công sức đầu tư mà phát triển hơn nữa thì lại không được!
Ngoài ra, một vấn nạn lớn nhất hiện nay ở Việt Nam là có rất nhiều Công ty tư vấn, triển khai phần mềm tự nhận và quảng cáo rầm rộ là Đơn vị tư vấn, triển khai ERP quản lý sản xuất. Ví dụ như có rất nhiều công ty chỉ chuyên làm phần mềm CRM; Quản lý bán hàng, mua hàng, tồn kho, kế toán, báo cáo thuế… cũng quảng cáo ầm ĩ mình là Đơn vị tư vấn, triển khai ERP. Hoặc có 01 ERP ngoại quảng bá rầm rộ trong thời gian gian gần đây nào là “Giải pháp quản lý sản xuất thông minh cho mọi doanh nghiệp”… Trong khi thực tế phần mềm chưa đạt được tiêu chuẩn của một ERP chuyên sâu về quản lý sản xuất và hoạch định sản xuất! Các công ty này thường Báo giá triển khai ERP quản lý sản xuất có giá thấp, thậm chí vài trăm triệu. Kết quả cuối cùng là Doanh nghiệp mất tiền, mất công sức, mất thời gian, mất niềm tin, mất cơ hội phát triển.
3. Ban lãnh đạo doanh nghiệp không chịu thay đổi, thiếu sự quyết liệt và không dành nhiều tâm huyết, thời gian cho dự án ERP
Như đã nói ở trong phần 1, ERP không phải là công cụ phần mềm, nó chính là quy trình vận hành thực tế của doanh nghiệp. Công ty quyết định áp dụng ERP tức là phải chấp nhận thay đổi quy trình hoạt động của từng phòng ban và phối hợp của toàn công ty. Không thể suy nghĩ theo kiểu Hệ thống ERP phải điều chỉnh giống y chang cách mà công ty đang hoạt động từ xưa tới giờ! Hoặc là trước giờ tôi quản lý bằng Excel, phần mềm kế toán, quản lý kho… là như vậy nên ERP phải làm giống như vậy vì tôi thấy nó tốt và quen như thế rồi!
Thậm chí có nhiều Chủ doanh nghiệp; Lãnh đạo doanh nghiệp vì đã quen với cách quản lý không theo quy trình nên họ vẫn quản lý theo cách cũ, không chấp nhận thay đổi theo quy trình mới. Có Giám đốc công ty quen ký trực tiếp lên văn bản, mặc dù đã có hệ thống ERP rồi mà vẫn ký như cũ thì làm sao thúc nhân viên thay đổi được. Nếu muốn thúc ép toàn bộ công ty dùng hệ thống quản lý mới thì BOD phải quyết liệt; làm gương, làm đầu tàu để kéo cả “đoàn tàu” cùng chạy theo!
Có rất nhiều Chủ doanh nghiệp và Ban Lãnh Đạo doanh nghiệp ký kết hợp đồng với Nhà cung cấp xong là phó mặc việc triển khai dự án ERP cho Đối tác và Nhân viên trong công ty. Muốn áp dụng ERP thành công thì đòi hỏi Giám đốc dự án (PM) phía doanh nghiệp phải là người có hiểu biết sâu, rộng về hiện trạng của công ty, hiểu được các khó khăn và yếu kém công ty đang gặp phải, các mục tiêu mà công ty cần phải đạt khi áp dụng hệ thống ERP… PM phía khách hàng phải sâu sát, quyết liệt và thật sự dành nhiều thời gian cho dự án. Vì triển khai dự án ERP nói chung và ERP quản lý sản xuất nhanh nhất cũng phải 05 – 06 tháng hoặc có thể kéo dài đến 01 – 02 năm nên đòi hỏi PM và Core Team, đặc biệt là Ban giám đốc 02 Bên phải kiên trì, nhẫn nại, “đồng tâm hiệp lực” thì mới hy vọng đi đến thành công!
4. Quản lý các Phòng, Ban không chịu thay đổi, không muốn áp dụng ERP vì nhiều lý do khác nhau
Có 01 bộ phận lãnh đạo chủ chốt, nắm các vị trí cốt yếu, quan trọng (thường là các nhân sự làm việc lâu năm, đã từng “đồng cam cộng khổ” từ khi Chủ doanh nghiệp mới khởi nghiệp) không muốn áp dụng Hệ thống ERP quản trị tổng thể doanh nghiệp vì rất nhiều lý do, ở đây xin nêu vài lý do thường gặp:
- Một là: Nhân sự đó đã lớn tuổi, thích làm theo thói quen đã dưỡng thành nhiều năm, tự hào về kinh nghiệm quản lý… Không chịu thay đổi và không chấp nhận cách thức quản lý mới.
- Hai là: Vị trí đó rất quan trọng đối với công ty, nếu không có họ thì sẽ ảnh hưởng lớn đến toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh… của đơn vị. Tuy nhiên tất cả đều nằm trong “đầu” của người đó, họ không chia sẻ, đào tạo kiến thức, kinh nghiệm cho người khác.
- Ba là: Người nắm giữ toàn bộ số liệu hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm tập hợp và xây dựng các báo cáo quản trị cho Ban Lãnh Đạo.
Nhìn chung là những người đó không muốn mất đi cái cảm giác là “người quan trọng” trong công công ty, không muốn mất đi “quyền lực” hoặc thậm chí là “bổng lộc” mà họ đang có! Trong quá trình nhiều năm tham gia các dự án ERP, chúng tôi xin kể vài trường hợp cụ thể như sau:
- Hơn 15 năm trước, sau khi làm việc với Phó TGĐ phụ trách dự án ERP của 01 Doanh nghiệp nhà nước sản xuất cáp điện nổi tiếng. Team Tư vấn chúng tôi được giới thiệu làm việc tiếp với Phòng Kế Toán, anh Kế toán trưởng chỉ nói một câu: “Anh không muốn dùng ERP, anh thấy hiện tại MISA vẫn đang dùng tốt!”. Kế toán trưởng công ty đó là do Bộ Công Thương bổ nhiệm, Ban TGĐ không có quyền thay người khác. Dự án ERP đó thất bại từ trong trứng nước!
- Khoảng năm 2009, chúng tôi ký kết triển khai Microsoft Dynamic AX cho 01 Công ty chế biến hải sản nổi tiếng ở Bình Thuận, trước giờ công ty dùng phần mềm kế toán của Việt Nam. Anh Kế toán trưởng (KTT) nắm giữ toàn bộ số liệu hoạt động và cũng chỉ có mình ảnh làm báo cáo cho BGĐ công ty. Tổng GĐ giao cho KTT làm Giám đốc dự án (PM) phía khách hàng để làm việc với chúng tôi. Bề mặt thì KTT rất vui vẻ hợp tác nhưng bên trong thì lại cố tình kéo dài thời gian khi cung cấp dữ liệu, tìm cách giới thiệu Nhà cung cấp khác…
- Năm 2022 chúng tôi triển khai Hệ thống ERP cho 01 Doanh nghiệp sản xuất hàng furniture lớn của Việt Nam có gần 2.000 công nhân, xuất khẩu trung bình khoảng 200 containers 40’/tháng. Công ty có thu mua gỗ tròn (keo, tràm…) để về xẻ, phơi, sấy cung cấp phách cho các xưởng sản xuất furniture của công ty. Anh phụ trách Phân xưởng sấy gỗ là bà con và đã làm với Ông Chủ từ lúc mới thành lập nên rất có uy tín và được tin tưởng. Khi triển khai ERP thì ảnh không tham gia và nhân viên phân xưởng cũng không chịu nhập liệu phần mềm, vẫn dùng file excel để báo cáo. Đầu năm 2025, công ty phát hiện có sự chênh lệch lớn giữa số liệu báo cáo và tồn kho thực tế thì cũng đã muộn rồi!
Trên đây là vài thí dụ thực tế và cũng là bài học dành cho Quý doanh nghiệp có nhu cầu áp dụng hệ thống quản lý ERP tại Việt Nam. Vậy muốn chọn lựa Đơn vị tư vấn, triển khai ERP uy tín (đặc biệt là ERP quản lý sản xuất) đảm bảo khả năng triển khai dự án ERP thành công cao thì phải làm thế nào? Quý vị có thể tham khảo bài viết của chúng tôi qua link sau nhé: https://experterp.vn/bi-quyet-giup-doanh-nghiep-chon-lua-don-vi-tu-van-erp-uy-tin--dam-bao-trien-khai-thanh-cong-du-an-233-16.html
Một câu hỏi quan trọng nữa: Quý doanh nghiệp cần phải chuẩn bị gì để đảm bảo việc áp dụng ERP thành công? Chúng tôi sẽ có 01 bài viết tiếp theo để giải đáp câu hỏi thú vị này, rất mong Quý vị đón xem nhé!
Tóm lại, nếu Quý doanh nghiệp có nhu cầu muốn tìm hiểu về ERP, đặc biệt là Giải pháp ERP quản lý sản xuất chuyên sâu thì vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các thông tin bên dưới. Với phần mềm Expert ERP đã thực chứng thành công qua nhiều doanh nghiệp sản xuất và năng lực tư vấn, triển khai ERP quản lý sản xuất nhiều năm, cùng với đó là dịch vụ tư vấn tận tâm, chân thành và trung thực. Chúng tôi sẽ không làm Quý vị phải thất vọng!
CÔNG TY CP GIẢI PHÁP PHẦN MỀM GMC
Địa chỉ : Tầng 4, Success Building, 21A Gò Dầu, P. Tân Quý, Q. Tân Phú, TP. HCM
Tel : 028 6660 3006
Mobile : 0918 050 964
Email : nghia.tran@experterp.vn
Website: https://experterp.vn & https://gmc.solutions
Các bài viết khác
